Пока артистов десять, всё можно держать в голове. Когда их сотня, начинаются потери. Артисты пишут в директ, в Discord и на почту. Вы забываете скинуть пак после «да, присылай». Не вспоминаете про бит, который обещали под релиз. Не помните, кто из трёх артистов уже оплатил.
Каждая такая потеря стоит дороже любого нового сообщения. Ведь этот артист уже был готов с вами работать.
Здесь поможет база контактов (CRM) — одна таблица со всеми артистами и сделками. У неё одна задача. По каждому артисту видно, где вы остановились и что делать дальше. Ниже разберём, как вести её так, чтобы она не стала ещё одной таблицей, которую никто не заполняет.
Одна карточка на каждого артиста
Главное правило: один артист — одна карточка. Неважно, сколько у него каналов. Например, nova.wav ответила в Instagram, а пак попросила на почту. Обе переписки относятся к одному человеку и одной сделке.
В общей CRM Verse у контакта может быть сразу несколько каналов: Instagram, Discord, iMessage, WhatsApp и почта. Колонка Каналы / наши аккаунты показывает адрес артиста. И ещё ваш аккаунт, с которого вы ему пишете.
Это важно, если у вас несколько профилей Instagram. Следующее сообщение должно уйти с того же аккаунта. Иначе артист увидит незнакомого отправителя.
Заводить карточки руками не обязательно:
- Импортировать из Verse → База парсинга переносит артистов, которых нашёл поиск Verse на вашем компьютере;
- кнопка В CRM в Spotify добавляет артистов, у которых нашёлся Instagram;
- Импорт XLSX / CSV загружает вашу старую таблицу. Verse сам предложит, какой столбец куда перенести;
- на Mac можно импортировать людей из приложения «Контакты».
При переносе из этой базы Verse объединяет дубли. Поэтому один и тот же ник не станет двумя карточками.
Статусы: мало и понятно
Частая ошибка — двадцать статусов. Через месяц в них никто не разбирается. Для продажи битов хватит нескольких этапов работы с артистом. В Verse они уже настроены в группе статусов «Воронка»:
| Статус | Что значит |
|---|---|
| Новый | Нашли, проверили, ещё не писали |
| Связались | Первое сообщение отправлено |
| Ответил | Артист ответил, разговор идёт |
| Интересуется | Слушает биты, спрашивает условия |
| Клиент | Купил лицензию или заказал бит |
| Отказ | Сказал нет или попросил не писать |
Вторая группа — «Температура»: холодный, тёплый, горячий. Она помогает понять, кем заняться в первую очередь. Например, два артиста в статусе «Интересуется». Один спросил цену эксклюзива, другой сказал «гляну как-нибудь».
Если нужны свои группы, например «Источник» или «Тип сделки», добавьте их в Настроить статусы. Для каждой группы можно выбрать: один статус или несколько. Простое правило: если статус не меняет ваших действий, он не нужен.
Следующее действие: самая важная колонка
Статус говорит, где артист сейчас. Следующее действие говорит, что вы сделаете и когда. Именно эта колонка отличает рабочую CRM от простого списка контактов.
Хорошее следующее действие конкретное и с датой:
- «18.10, 12:00 — скинуть ссылку на пак из 3 битов»;
- «через неделю после релиза — спросить про бит под второй сингл»;
- «пятница — напомнить про оплату лизинга».
Плохое следующее действие: «написать», «уточнить», «потом».
Когда срок подходит, Verse напоминает. Это уведомление в приложении или системное, если окно свёрнуто. Включите напоминания в Настройки → Напоминания CRM. Там же есть Тихие часы, чтобы напоминания не приходили ночью.
Вкладка Требуют внимания собирает всех, у кого срок сегодня или уже прошёл. В фильтре колонки есть Сегодня, Просрочено и Запланировано.
Заведите одно правило с первого дня. У каждого артиста в статусе «Ответил» или «Интересуется» всегда есть следующее действие. Если его нет, сделка зависает. О ней вспомнят, только когда артист купит бит у другого продюсера.
Деньги: сколько принёс и сколько ждёте
В колонке Деньги два поля. Принёс — сколько артист уже заплатил. Потенциал — на сколько вы рассчитываете. Как только в разговоре прозвучала цена или тип лицензии, впишите сумму.
Сверху CRM показывает итог по обеим колонкам. Там же видно, сколько дошло до оплаты. Через пару месяцев у вас будет честная картина без догадок. Вы увидите, сколько денег лежит в незакрытых разговорах. И какая часть потенциала превращается в оплату.
Бывает, что потенциал большой, а принесено мало. Тогда сначала проверьте, как вы доводите разговоры до оплаты. Возможно, новых артистов пока искать не нужно.
Заметки
Заметки нужны для того, что не помещается в статус:
- какие биты вы уже отправили: название и темп;
- какой тип лицензии обсуждали и по какой цене;
- дедлайны артиста: «релиз 14 ноября, нужен бит до 1-го»;
- договорённости о правках.
Через месяц вы не вспомните, какой из пятнадцати битов понравился. Поэтому запишите это сегодня.
Рассылки из CRM
На тарифах Basic, Premium и VIP из CRM можно запускать рассылки. Сначала выберите контакты по статусам и меткам. Потом выберите канал или Умный мульти-раскид (по приоритетам) — рассылку сразу по нескольким каналам. В этом режиме каждый контакт получает сообщение в своём основном канале. Сообщение уходит с аккаунта, который закреплён за этим контактом.
Перед запуском Verse показывает, кто Готовы к отправке, а кто Будут пропущены и почему. Контакты с отметкой Исключить из рассылок пропускаются всегда.
После рассылки можно сразу Назначить статус отправленным. Например, перевести всех из «Новый» в «Связались». Подробнее — в статье Рассылки из CRM.
Ассистент для трудных ответов
Иногда непонятно, что ответить. Артист торгуется, пропал после «скинь цену» или спросил про права. Для таких случаев в Verse есть ассистент с режимом Сделки.
Вставьте до четырёх скриншотов переписки или опишите ситуацию. Ассистент предложит готовый Текст для артиста и объяснит, почему так. Ещё он может поставить напоминание в CRM.
Перечитайте текст ассистента и поправьте его под свою манеру. Артист общается с вами, и ответ должен звучать вашим голосом. Подробнее — в статье Ассистент и напоминания.
Проверка CRM раз в неделю: 20 минут
CRM работает, только если в неё регулярно заглядывать. Раз в неделю пройдите по ней так:
- Откройте Требуют внимания и закройте всё просроченное: напишите артисту или перенесите срок.
- Отфильтруйте статус «Интересуется». Проверьте, что у каждого есть следующее действие.
- Найдите тех, кто в статусе «Связались» и молчит больше недели. Решите: написать ещё раз или сделать паузу. Как писать повторно, читайте в статье Повторные сообщения при продаже битов.
- Обновите Потенциал по свежим разговорам.
Продюсеру CRM нужна, чтобы ни один артист не потерялся между каналами. Особенно тот, кто уже сказал «да, присылай». Для этого хватит одной карточки, нескольких статусов, следующего шага с датой и честных цифр по деньгам. Лишняя бюрократия здесь не нужна. Подробная инструкция по общей CRM Verse — в статье Общая CRM.